Việc thuê văn phòng trong tòa nhà gần đây là một vấn đề khó khăn và phức tạp do phần tính chuyên nghiệp và minh bạch của một số chủ toà nhà chưa cao hoặc việc đàm phán hợp đồng luôn có vấn đề đôi lúc dẫn đến đổ vỡ hay việc xử lý những phát sinh trong khi thuê cũng là vấn đế nan giải. Dưới đây là một số chia sẻ giúp bạn có thể tìm thuê văn phòng được thuận lợi

1. Vị trí (thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch, hoặc hợp đất)

Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông.
Theo một số người kỳ cựu trong giới bất động sản thì đất tốt là khu vực phí tây của Hà Nội, ở khu vực phía Nam của Hà Nội có địa hình trũng. Ngoài ra, người đi thuê cần chú ý về việc ngập lụt, nhiều người kiêng vùng bị ngập lụt. Một số nơi khi mưa lớn thường bị ngập lụt là đoạn dốc Bà Triệu, Thợ Nhuộm, Phố Quang Trung đoạn hồ Thuyền Quang, phố Bạch Mai, Trương Định). Môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí …lân cận vị trí thuê cũng khá quan trọng. Ví dụ: gần đây một số khu vực được nhiều người chọn thuê do có nhiều quần thể văn phòng xung quanh như : Láng Hạ, Nguyễn Chí Thanh, Trung Hòa, phố Triệu Việt Vương, Bùi Thị Xuân, Kim Mã, Đào Tấn, Linh Lang, Liễu Giai, Phạm Hùng, Hoàng Quốc Việt…Ngoài ra, việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.

2. Giá thuê nhà là yếu tố quan trọng nhất khi bạn chọn nhà để thuê

Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không ? Ban Quản lý là ai ? diện tích thuê ? các trang thiết bị trong toà nhà… Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này. Bên cạnh đó, việc tính tiền điện điều hoà ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hòa trung tâm, việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió.
Trường hợp, hợp đồng thuê nhà được công chứng tại phòng công chứng nhà nước thì tiền thuê nhà phải nêu trong hợp đồng phải là tiền Việt Nam đồng hoặc nếu là tiền ngoại tệ thì nhất định phải ghi rõ “giá tiền thuê nhà với số tiền Việt nam tương đương với …. USD hoặc ER…

3. Chủ nhà

Cần làm rõ phía chủ nhà là ai, nếu là công ty có uy tín thì càng tốt. Nếu là công ty tư nhân, hoặc chủ nhà là cá thể thì cần biết thêm về họ. Việt này  hết sức quan trọng bởi ký hợp đồng thuê văn phòng cũng giống như mua một tài sản lớn. Do vậy, người đi thuê biết rõ đối tác của mình là ai.
Một số yếu tố cân nhắc để tránh rủi ro :
+ Chủ nhà có thể bán diện tích thuê cho người khác hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng thực hiện đầy đủ, kịp thời nhưng cam kết trong hợp đồng hay không ?
+ Đối với những điều phát sinh không có trong hợp đồng thì xu hướng chủ nhà sẽ giải quyết theo chiều hướng nào? tích cực? tiêu cực? hay 50/50.

4. Tính hợp lệ của diện tích thuê

Theo điều 181 nghị định 184/2004 NĐ CP, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 người sử dụng đất phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới được thực hiện các quyền về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất. Lưu ý nên đưa hợp đồng thuê ra công chứng để đảm bảo an toàn cho người thuê và theo quy định của Luật dân sự, đối với hợp đồng thuê nhà từ sáu tháng trở lên thì phải tiến hành ký kết hợp đồng tại phòng Công chứng. Khi ra công chứng thì sổ đỏ phải nhất thiết thể hiện là gia chủ đã hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế.
Nếu là nhà tư thì hợp đồng phải đứng tên cả hai vợ chồng hoặc phải có giấy uỷ quyền.

5. Hướng nhà

80 % các sếp Việt Nam và một số nước Á Châu đều duy tâm chọn hướng nhà theo tuổi của mình, còn các sếp nước ngoài khác thường không quan tâm.

6. Điều kiện thanh toán

Lý tưởng nhất là thanh toán tiền nhà 3 tháng một lần, tuy vậy các chủ nhà có xu hướng muốn thu nhiều tiền với tiêu chuẩn làm mốc là 6 tháng. Có trường hợp đặc biệt chủ nhà yêu cầu thánh toán từ 2 đến 3 năm tiền nhà ngay lần đầu.
Mẹo cho bạn : Nếu yêu cầu trả tiền trước trong thời gian dài thì nên trừ đi phần tiền tương đương với lãi suất ngân hàng.

7. Thời hạn hợp đồng

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn ít nhất là 2 năm. Tuy vậy, việc này thường do đàm phán. Nếu muốn ổn định thì nên ký 5 năm sau đó ưu tiên gia hạn. Hiện tại, có một số ngân hàng sau khi lựa chọn được vị trí đắc địa sẽ ký 10 đến 20 năm do chi phí đầu tư ban đầu cho nội thất rất lớn. Gần đây việc thuê văn phòng với thời hạn từ 20 đến 50 năm khá phổ biến, do các đơn vị đầu tư xin cấp được đất từ thành phố làm dự án văn phòng cho thuê sau đó chuyển nhượng quyền sử dụng này cho khách hàng, lúc này hợp đồng sẽ được gọi là hợp đồng hợp tác đầu tư, một trong những ưu việt của loại hình này là bạn có thể chuyển nhượng hoặc thế chấp ngân hàng, một số trường hợp đặc biệt bạn có thể cho thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích đó.
Hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn dưới 2 năm được gọi là trường hợp đặc biệt, trong trường hợp này thì giá thuê hay bị tăng lên .

8. Thời gian miễn phí thuê nhà để sửa chữa, trang trí nội thất….thông thường là 1 tháng. Còn lại là do thỏa thuận.

9. Tiền điện, tiền nước

Đối với các toà nhà lớn thì bên thuê chỉ phải trả phí tiền điện cho các thiết bị của mình sử dụng vào việc kinh doanh như máy tính, máy photo…từ ổ cắm, còn tiền điện điều hòa trong giờ làm việc, ánh sáng bên trong, ánh sáng nơi công cộng khu vệ sinh, thang máy thì đã bao gồm trong giá thuê. Đối với toàn nhà hạng A và B có nước ngoài quản lý thì việc này là bình thường, tuy vậy khái niện này vẫn là mới với các chủ nhà/công ty Việt Nam và thường dẫn đến tranh cãi . Theo kinh nghiệm, các chủ nhà tư nhân thường không miễn phí tiền điện mà tính theo công tơ điện, họ chỉ miễn phí tiền điện thắp sáng cho nơi công cộng, thang máy và khu vệ sinh. Lưu ý một số chủ toà nhà còn tính phí khấu hao đường giây và phí phụ trội…Do vậy, lý tưởng nhất là ghi rõ trong hợp đồng là giá tiền điện theo đúng quy định của nhà nước. Tiền nước thì thường được tính theo đầu người nếu nhiều, nếu ít thì thường là miễn phí. Nếu tính theo đồng hồ thì cần chú ý vì đã có trường hợp ống nước bị rò rỉ dẫn đến tiền nước bị đội lên.

Theo Thuevanphong.com.vn tổng hợp